ChatGPTを仕事で使う最初の一歩。資料と調べものが早くなる頼み方

ChatGPTに質問してみた。それっぽい答えは返ってくる。でも、仕事が早くなった実感はない。

そう感じる理由のほとんどは、AIの性能ではなく頼み方です。検索するときのように短い単語で聞くと、短くて一般的な答えしか返ってきません。

この記事では、資料作成、要約、メール、調べものの4つの場面で、今日から使える頼み方をまとめます。

頼み方の基本は「誰に・何を・どんな形で」

人に仕事を頼むときと同じです。次の3つを入れるだけで、答えがぐっと具体的になります。

• 誰に向けたものか：上司向け、お客さん向け、新人向け
• 何をしてほしいか：要約、たたき台、言い換え、チェック
• どんな形で欲しいか：箇条書き5つ、400字、表にする

たとえば「会議資料を作って」ではなく、「部長向けに、来期の採用計画を説明する会議資料の構成を、見出しと各見出しの要点2行ずつで作ってください」と頼みます。

場面1：資料のたたき台

白紙から考える時間が一番もったいない部分です。構成だけをAIに出してもらい、中身は自分で埋めます。

社内向けに〇〇を提案する資料の構成を考えてください。読む人は△△で、気にしているのは費用と手間です。見出しを6つ、それぞれ要点を2行で。

出てきた構成から、使えるものだけを選びます。全部をそのまま使う必要はありません。

場面2：長い資料の要約

議事録や長いメールの要約は、AIが最も得意な作業の一つです。

次の文章を、決まったこと・まだ決まっていないこと・次にやることの3つに分けて、箇条書きで要約してください。

「何に分けてほしいか」を指定すると、読み返す時間がそのまま減ります。

場面3：メールの下書き

言いにくい内容ほど、AIに下書きを頼むと楽になります。

取引先に、納期を1週間延ばしてほしいとお願いするメールを書いてください。理由は〇〇です。丁寧だけど、長くなりすぎないように。

場面4：調べもの

調べものに使うときは、答えをそのまま信じないことが大切です。AIはもっともらしい間違いを書くことがあります。

• 数字や固有名詞は、必ず元の情報（公式サイトや資料）で確かめる
• 「根拠になる情報源も教えてください」と頼み、実際にそのページを開いて確認する
• 社外秘の情報や個人情報は入力しない（会社のルールも確認する）

慣れてきたら、次の段階へ

ここまでは、AIを「使う」段階です。仕事の時間は減りますが、まだAIに相談しているだけの状態です。

その先には、AIと一緒にWebページをつくったり、毎月の集計を自動化したり、業務アプリをつくったりする段階があります。AIで「つくれる」ようになると、仕事の進め方そのものが変わります。

どの順番で学べばいいかは、社会人がAIを学ぶなら、何から始める？ にまとめています。